Projektmanagement und Einführungsmethodik
Einführungsmethodik
Bei der Einführung stützen wir uns auf die umfassende Geschäfts- und Implementierungsmethodik der Microsoft Dynamics Sure Step Methodology (kurz: Sure Step). Deren Verwendung garantiert ein hohes Qualitätsniveau bei der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central (ehemals Dynamics NAV), stellt die Zufriedenheit der Kunden sicher und gewährleistet umfassende Sicherheit. Ecobit GmbH ergänzt die von Microsoft entwickelte, international anerkannte, standardisierte und kontinuierlich qualitätsgeführte ERP-Systemeinführungsmethodik mit ihrer angesammelten Erfahrung in Projektmanagement und Qualitätssicherungsmethodik.
Die Einführung besteht aus zwei Hauptteilen: Planung und Umsetzung. Jeder Teil umfasst Projektphasen, die aus Aufgabengruppen bestehen. Die Sure Step Methodik unterteilt die Implementierungsprojekte von Microsoft Dynamics 365 Business Central in Phasen entsprechend den Meilensteinen der Einführung. Der Übergang von einer Phase zur nächsten ist streng geregelt, jede Phase hat Start- und Abschlussbedingungen. Dies wird durch die Erstellung von Liefergegenständen (Projektdokumente, Protokolle, Handbücher usw.) erfüllt, die vom Kunden durch seine Unterschrift authentifiziert werden. Diese garantieren, dass das Projekt gemäß den Plänen und der erwarteten Qualität verläuft, erleichtern den Informations- und Wissensaustausch unter den Projektteilnehmern und stellen die optimale Nutzung der verfügbaren Ressourcen sicher.
Der erste Schritt bei der Einführung ist die Ernennung eines Anwendungsbetreuers und von Schlüsselbenutzern für jedes Fachgebiet vonseiten des Kunden, die das Projekt während der Einführung begleiten und später die sichere Bedienung des Systems gewährleisten.
Der Anwendungsbetreuer kennt das gesamte System und die Geschäftsprozesse und hat einen Überblick über die Auswirkungen der Integration. Zu seinen Aufgaben während der Einführung gehören die Teilnahme an Beratungen unabhängig vom Fachgebiet, die kontinuierliche Kommunikation zwischen den Schlüsselbenutzern und die Förderung der Konfliktlösung. Er gewährleistet die Arbeitsteilung und Koordination mit den anderen Bereichen bei der Prozessplanung, Parametrierung, Datenübertragung und beim Testen. Er ist auch für die Wartung der Benutzer und ihres Berechtigungssystems verantwortlich. Nach der Einführung nimmt er Fragen, Probleme und Bedürfnisse der Schlüsselbenutzer entgegen und stellt Lösungsvorschläge zusammen, erarbeitet sie, hält Kontakt zum Supportpartner und leitet nicht intern lösbare Probleme an das Partnerunternehmen weiter.
Die Schlüsselbenutzer verfügen während und nach dem Einführungsprojekt über fachliche Kompetenz in einem bestimmten Bereich, nehmen Stellung zu aufkommenden und zu lösenden Fragen, treffen Entscheidungen je nach ihrer Befugnis oder bereiten und präsentieren Entscheidungen. Sie nehmen an Beratungen und Schulungen zur Einführung teil, leiten die Einführung in ihrem Bereich, führen die damit verbundenen Aufgaben aus oder lassen sie ausführen und fordern Rechenschaft. Die Aufgabe des Schlüsselbenutzers besteht darin, über fundierte Kenntnisse des systemrelevanten Bereichs zu verfügen, Kollegen zu schulen, zu unterstützen und neue Mitarbeiter einzuarbeiten.
Im Folgenden stellen wir kurz die Phasen der Einführung vor.
Planungsteil
Analysephase
Projektplanungs-Aufgabengruppe
Als erster Schritt der Projektplanung erstellen der Kunde und der Projektleiter des einführenden Partners gemeinsam das Projektgrundlagendokument, das die Ziele, Meilensteine, Liefergegenstände, die am Projekt und im Ausschuss beteiligten Mitglieder, die für den Projektablauf erforderliche Infrastruktur, die Erfolgskriterien sowie die Risikofaktoren des Projekts enthält. Sie erstellen gemeinsam einen detaillierten Zeitplan für das Projekt.
Das Projekt beginnt formal mit dem „Kick-off“ Projektstart, bei dem die Projektteilnehmer vorgestellt werden und die Teammitglieder sich mit den im PAD beschriebenen Inhalten und den Schritten der Einführung vertraut machen.
Erhebung, Geschäftsprozessoptimierung (BPR) Aufgabengruppe
n der Analysephase ermitteln wir einerseits die Erwartungen und Anforderungen des Kunden durch Interviews und untersuchen andererseits detailliert die Beziehung zwischen den Anforderungen und dem aktuellen System, den aktuellen Prozessen. Wir durchlaufen mehrere Runden der Bedarfsermittlung und Abstimmung mit Schlüsselbenutzern und dem IT-Bereich, bei denen wir die gesamte Funktionalität und Systemverbindungen des einzuführenden Microsoft Dynamics 365 Business Central überprüfen und mit den Geschäftsprozessen und Anforderungen vergleichen. Während persönlicher Interviews mit den ernannten Vertretern der Geschäfts- und IT-Bereiche ermitteln wir detailliert die Prozesse um das bestehende ERP-System (oder die ersetzenden Systeme) und machen auf der Grundlage der vorab abgestimmten Hauptgeschäftsanforderungen und der von Microsoft Dynamics 365 Business Central gebotenen Möglichkeiten Vorschläge zur Optimierung der Prozesse. Das während der Bedarfsermittlung zusammengestellte Funktionsanforderungsdokument befasst sich auch mit den erwarteten Änderungen an den verbundenen Systemen, den erforderlichen Schnittstellenmodifikationen, den Migrationsanforderungen und -prinzipien und legt die Anforderungen an die zu schaffende Infrastruktur fest.
Schulung der Schlüsselbenutzer Aufgabengruppe
Die Schulung der Anwendungsbetreuer und Schlüsselbenutzer findet im Schulungszentrum statt, wo allgemeine Bediener- und Funktionsschulungen durchgeführt werden. Jeder Teilnehmer lernt durch praktische Übungen am Computer die grundlegenden Funktionen und den Betrieb der einzuführenden Microsoft Dynamics 365 Business Central Module kennen.
Der Systemadministrator und der Anwendungsbetreuer erwerben während der Administratorschulung die für den Betrieb und die Wartung des Systems erforderlichen Kenntnisse, wie z. B. die Installation, die Benutzerwartung und die Berechtigungswartung.
Die Schulungen erfolgen gemäß dem Zeitplan der Schulungsthemen für Schlüsselbenutzer und Administratoren. Die Teilnehmer erhalten Schulungsmaterialien zu den einzelnen Funktionen, die sie später für die eigenständige Übung verwenden können.
Planungsphase
Planungs-Aufgabengruppe
Nach der konzeptionellen, hochrangigen Planung beginnt die detaillierte Planung. Für die Hauptprozesse, die im Prozesskatalog des akzeptierten Funktionsanforderungsdokuments festgelegt sind, werden Prozessdiagramme und -beschreibungen erstellt. Die vorgeschlagenen Prozesse werden während der Beratungen mit den Schlüsselbenutzern, den funktionalen und technischen Beratern diskutiert. Während der detaillierten Planung wird festgelegt, inwieweit Anpassungen und Anwendungsentwicklungen erforderlich sind, um die identifizierten Bedürfnisse zu erfüllen, oder inwieweit das System durch Parametrierung (Konfiguration) die erwartete Funktion bieten kann. Als Ergebnis der detaillierten Planung entsteht die detaillierte Funktionspezifikation, das Detaillierte Planungsdokument, das Beschreibungen zu den Geschäftsprozessen und der Parametrierung enthält.
Der Kunde akzeptiert die Phase mit der Unterschrift des Detaillierten Planungsdokuments.
Umsetzungsteil
Entwicklung (Implementierung und Testen) Phase
Entwicklungs-Aufgabengruppe
Gemäß den im detaillierten Entwurf beschriebenen Anforderungen erstellen wir Bildschirm-, Abfrage- und Berichtspläne in Form von Entwicklungsblättern. Dazu gehören das Design und die Entwicklungspezifikation der vollständigen Funktionalität der Schnittstellen. Die Entwicklungen werden im Entwicklungsplan dokumentiert, wo neben der Entwicklungs-ID auch die Priorität und die Frist festgehalten werden.
Wir führen die notwendigen Entwicklungen durch, sowie die damit verbundenen Entwicklertests, sowohl für die erforderlichen funktionalen Erweiterungen als auch für die Schnittstellen.
Aufgabengruppe für Datenbankeinstellungen und -parametrierung
Die Parametrierung der Datenbank und das Befüllen der notwendigen Codetabellen erfolgen auf die im detaillierten Entwurf festgelegte Weise und mit dem festgelegten Wertesatz, welcher im Rahmen von Beratungen durch den Berater mit Unterstützung der Schlüsselnutzer durchgeführt wird. Der Migrationsplan bietet Unterstützung für das Befüllen der Parameter und Codetabellen von Microsoft Dynamics 365 Business Central, wobei im detaillierten Entwurf festgelegt wird, welche Codetabelle im System verwendet wird. Die Tabelle enthält die Art und Weise, Priorität, Frist, Verantwortlichen und den Status des Befüllens der Parameter und Codetabellen, womit der Fortschritt der Dateneingabe kontinuierlich verfolgt werden kann.
Wir machen Vorschläge zur Gestaltung der Berechtigungsstufen des Systems, der Rechte der einzelnen Stufen sowie deren Art und die dazugehörige Dokumentation.
Wir machen Vorschläge für die Elemente der Sicherungsrichtlinie von Microsoft Dynamics 365 Business Central, die an die interne Betriebsrichtlinie des Kunden angepasst werden können.
Testaufgabengruppe
Wir erstellen und besprechen mit dem Kunden das Testplan-Dokument, das den systemweiten Testprozessplan des maßgeschneiderten Microsoft Dynamics 365 Business Central enthält.
Die fertiggestellten Änderungen und Entwicklungen unterziehen wir einer intensiven Serie von individuellen und Systemtests, um die Korrektheit und Richtigkeit der Einstellungen zu überprüfen. Wir testen und überprüfen jede Funktion einzeln sowie mehrere Funktionen gleichzeitig. Dem Anbietertest folgt der Benutzertest, bei dem die Schlüsselbenutzer der Kunden GmbH sowie die Vertreter ihrer Geschäftsbereiche, die zukünftigen Nutzer, die Funktion des Systems überprüfen.
Anschließend führen wir mit der Kunden GmbH (und ggf. den Lieferanten der verbundenen Systeme) umfassende Integrations-, Sicherheits- und Belastungstests durch, um die ordnungsgemäße Funktion und Geschwindigkeit des Systems sicherzustellen, einschließlich der Überprüfung der Funktion der Sicherungsmaßnahmen. Die Ergebnisse dieser Tests werden in Testprotokollen festgehalten, auf deren Basis das Abnahmeprotokoll unterzeichnet wird, das das Abschlussdokument dieser Phase ist.
In dieser Phase ist es notwendig, die internen Betriebsrichtlinien der Kunden GmbH auf der Grundlage der Optimierung der akzeptierten Prozesse zu überarbeiten, was Aufgabe der Kunden GmbH ist.
Auch in dieser Phase werden die Benutzer- und Betriebshandbücher fertiggestellt.
Vorbereitungsphase für den Live-Start
Aufgabengruppe für Endnutzerschulungen
Nachdem die Benutzerhandbücher und das Betriebshandbuch fertiggestellt und das getestete System verwendet wurden, erfolgt die Schulung der zukünftigen Nutzer von Microsoft Dynamics 365 Business Central. Die Schulung der Endbenutzer wird von den Schlüsselbenutzern durchgeführt, ggf. mit Unterstützung eines Beraters. Während der Schulung werden alle Rollen und die von den Benutzertypen verwendeten Prozesse gemäß dem Schulungsplan durchgearbeitet, um die Teilnehmer auf die Nutzung des Systems vorzubereiten.
Aufgabengruppe für den Live-Start
Als Teil des Umstellungsprozesses führen wir gemäß dem Migrationsplan mit Unterstützung des Anwendungsbetreuers die notwendigen Migrationen und die Eingabe der Eröffnungsdaten durch.
Nach erfolgreicher Vorbereitung erfolgt die Umstellung gemäß dem Umstellungsszenario. Darüber wird ein Übergabe-Übernahme-Protokoll erstellt, das vom Kunden unterzeichnet und beglaubigt wird und gleichzeitig die Inbetriebnahme und Übernahme des Systems bestätigt.
Supportphase im Live-Betrieb
Supportaufgabengruppe
Im ersten Monat nach dem Live-Start bieten wir erhöhte Verfügbarkeit und ggf. Vor-Ort-Unterstützung, um eventuelle Probleme im Live-Betrieb sofort zu beheben. Danach beginnt die Unterstützung von Microsoft Dynamics 365 Business Central gemäß den im Supportvertrag festgelegten Bedingungen, einschließlich der Erfassung und Lösung von aufgetretenen Problemen.
Wir sammeln Daten über die Erfahrungen der Umstellung sowie über das Einführungsprojekt selbst, die wir auswerten und gemeinsam mit dem Projektmanagement des Kunden auswerten.