Projektmenedzsment és bevezetési módszertan ismertetése
Bevezetési módszertan
A bevezetés során a Microsoft Dynamics Sure Step Methodology (röviden: Sure Step) teljes körű üzleti és implementációs módszertanára támaszkodunk. Használata garantálja a Microsoft Dynamics 365 Business Central (korábban Dynamics NAV) bevezetések magas szintű minőségét, biztosítja az ügyfelek elégedettségét, garantálja a teljes körű biztonságot. A Microsoft által megalkotott, nemzetközileg elismert, szabványosított és folyamatosan minőségügyileg menedzselt ERP rendszerek bevezetési módszertanát az Ecobit Kft. kiegészítette az eddig felhalmozott projekt menedzsmenti és minőségbiztosítási módszertani tapasztalataival.
A bevezetés két fő részből áll, az első a tervezés, a második a megvalósítás. A két részhez tartoznak a projekt szakaszai, amelyek feladat csoportokból állnak. A Sure Step módszertan a Microsoft Dynamics 365 Business Central implementációs projekteket a bevezetés mérföldköveinek megfelelően szakaszokra bontja. Egyik szakaszból a másikba való átmenetet szigorúan szabályozza, minden szakasznak van indítási és lezárási feltétele. Ezeket a szállítandó dokumentumok (projekt dokumentumok, jegyzőkönyvek, kézikönyvek, stb.) elkészítése jelenti, amit az ügyfél az aláírásával hitelesít. Ezek egyrészt garantálják, hogy a terveknek és az elvárt minőségnek megfelelően folyjon a projekt, másrészt megteremtik a projekt résztvevői közötti információ és tudás áramlását, harmadrészt garantálják a rendelkezésre álló erőforrások optimális használatát.
A bevezetés első lépéseként javasolt az Ügyfél részéről az alkalmazásgazda és szakterületenkénti kulcsfelhasználók kijelölése, akik a bevezetés során végig kísérik a projektet, majd az éles használat során további munkájukkal biztosítják a rendszer biztonságos működtetését.
Az alkalmazásgazda a teljes rendszert és üzleti folyamatot ismeri, rálátása van az integrációból adódó kapcsolódási kihatásra. Feladata a bevezetés alatt a konzultációkon való részvétel, függetlenül a szakterülettől, folyamatos kapcsolattartás a kulcsfelhasználók között, konfliktusok feloldásának elősegítése. A folyamat tervezésénél, paraméterezésnél, adatfeltöltésnél, tesztelésnél a társterületekkel való munkamegosztás és koordináció biztosítása. Feladata továbbá a felhasználók és a hozzájuk tartozó jogosultsági rendszer karbantartása. Bevezetés után a kérdések, problémák, igények fogadása a kulcsfelhasználóktól és megoldási javaslatok összeállítása, kidolgozása, kapcsolattartás a támogató partnerrel, a „Házon belül” nem megoldható problémák továbbítása a partner cég felé.
A kulcsfelhasználók a bevezetési projekt során és után egy-egy adott szakterületen szakmai kompetenciával rendelkeznek, az ott felmerült és megoldandó kérdésekben állást foglalnak, döntési jogosultságtól függően döntenek, vagy a döntést előkészítik és előterjesztik. A bevezetéshez tartozó konzultációkon, oktatáson részt vesznek, a bevezetést területükön irányítják, a bevezetéshez tartozó feladatokat elvégzik, vagy elvégeztetik, számon kérik. A kulcsfelhasználó feladata a rendszer szakterületéhez tartozó részének készség szintű ismerete, kollégák oktatása, támogatása, új belépők betanítása.
A következőkben röviden bemutatjuk a bevezetéshez tartozó szakaszokat.
Tervezés rész
Elemzés szakasz
Projekt tervezés feladat csoport
A projekt tervezés első lépéseként az ügyfél és a bevezető partner projekt vezetője közösen elkészítik a Projekt Alapító Dokumentumot, amely tartalmazza a projekt célját, mérföldköveit, szállítandóit, a projektben és a bizottságban résztvevő tagokat, a projekt menetéhez szükséges infrastruktúrát, a sikerkritériumokat, valamint a kockázati tényezőket. Közösen elkészítik a projekt részletes ütemezését.
A projekt formálisan a „Kick-off” projekt indítóval kezdődik, ahol a projektben részvevők bemutatásra kerülnek, valamint a projekt tagok megismerkednek a PAD-ban leírtakkal, és a bevezetés lépéseivel.
Felmérés, folyamatoptimalizálás (BPR) feladat csoport
Az elemzés szakaszában az interjúk során egyrészt felmérjük az ügyfél elvárásait, igényeit, másrészt részletesen megvizsgáljuk a követelmények és a jelenlegi rendszer, jelenlegi folyamatok kapcsolatát. A Kulcsfelhasználókkal valamint az informatikai szakterülettel többkörös igényfelmérési, egyeztetési folyamaton megyünk keresztül, amely során a bevezetni kívánt Microsoft Dynamics 365 Business Central teljes funkcionalitását és rendszerkapcsolatait átnézzük és összehasonlítjuk az üzleti folyamatokkal, követelményekkel. Az üzleti és informatikai területek kijelölt képviselőivel lefolytatott személyes interjúk során részletesen felmérjük a meglévő ERP rendszer (vagy azt helyettesítő rendszerek) körüli folyamatokat, s az előzetesen egyeztetett főbb üzleti igények valamint a Microsoft Dynamics 365 Business Central rendszer által kínált lehetőségek alapján javaslatot teszünk a folyamatok optimalizálására. Az igényfelmérés során összeállított Funkcionális Követelmény Dokumentumban kitérünk a kapcsolódó rendszerekkel szemben elvárt változtatási igényekre, a szükséges interfész-módosításokra, a migrációs igényekre illetve alapelvekre valamint itt határozzuk meg a kialakítandó infrastruktúra követelményeit is.
Kulcsfelhasználó oktatás feladat csoport
Az alkalmazásgazda és kulcsfelhasználók részére oktatói központban általános kezelői és funkció oktatás történik. Minden résztvevő számítógépen gyakorolva ismeri meg a bevezetésre kerülő Microsoft Dynamics 365 Business Central modulok alap funkcióit, működését.
A rendszergazda és az alkalmazásgazda az adminisztrátori oktatáson elsajátítják a rendszer működéséhez, karbantartásához szükséges ismereteket, mint például a telepítést, felhasználók karbantartását, jogosultság karbantartását.
Az oktatások a Kulcsfelhasználói és az Adminisztrátori oktatási tematikák ütemezése szerint történnek. A résztvevők oktatási anyagot kapnak az egyes funkciókhoz, amelyek alapján az önálló gyakorlást a későbbiekben elvégezhetik.
Tervezés szakasz
Tervezés feladat csoport
A koncepcionális, magas szintű tervezés után kezdődik a részletes tervezés. Az elfogadott Funkcionális Követelmény Dokumentumban leírt folyamat katalógusban meghatározott főbb folyamatokról folyamatábra és folyamat leírás készül. A javasolt folyamatokat a kulcsfelhasználók, a funkcionális-, és technikai konzulensekkel együtt vitatják meg a konzultációk során. A részletes tervezés során meghatározásra kerül, hogy a feltárt igény kielégítéséhez milyen szintű testreszabás, alkalmazásfejlesztés szükséges, vagy milyen paraméterezéssel (konfigurálással) képes a rendszer az elvárt működés nyújtására. A részletes tervezés eredményeképpen előáll a részletes funkcionális specifikáció, a Részletes Terv dokumentum, mely az üzleti folyamatokhoz és paraméterezéshez tartozó leírás.
Az ügyfél a szakaszt a Részletes Terv dokumentum aláírásával fogadja el.
Megvalósítás rész
Fejlesztés (implementáció és tesztelés) szakasz
Fejlesztés feladat csoport
A részletes tervezésben leírtaknak megfelelően a szükséges módosításokról, fejlesztésekről képernyő-, lekérdezés- és riportterveket készítünk fejlesztési lap formájában. Ide tartoznak az interfészek teljes funkcionalitásának megtervezése, fejlesztési specifikációja. A fejlesztéseket a Fejlesztési terv dokumentumban foglaljuk össze, ahol a fejlesztés azonosítója mellett a prioritás és a határidő kerül rögzítésre.
Elvégezzük a szükséges fejlesztéseket, és a hozzá tartozó fejlesztői teszteléseket mind az igényelt funkcionális bővítések, mind pedig az interfészek vonatkozásában.
Adatbázis beállítás, paraméterezés feladat csoport
Az adatbázis paraméterezése és a működéshez szükséges kódtáblák feltöltése a részletes tervezés alapján meghatározott módon és értékkészlettel történik, melyet a konzultációk keretein belül a konzulens végezi a kulcsfelhasználók támogatásával. A Microsoft Dynamics 365 Business Central paramétereinek és kódtábláinak feltöltéséhez segítséget nyújt a Migrációs terv, melyben a részletes tervezés alatt kerül meghatározásra, hogy mely kódtábla lesz használatban a rendszerben. A táblázat tartalmazza a paraméterek és kódtáblák feltöltésének módját, prioritását, határidejét, felelősét, valamint az állapotát, mely segítségével folyamatosan nyomon lehet követni az adatfeltöltés készültségi fokát.
Javaslatot teszünk a rendszerhez tartozó jogosultsági szintek, az egyes szintekhez tartozó jogok kialakítására, valamint annak módjára és a hozzá tartozó dokumentum kialakítására.
Javaslatot teszünk a Microsoft Dynamics 365 Business Central-ra vonatkozó mentési szabályzat elemeire, mely illeszthető az ügyfél belső üzemeltetési szabályzatához.
Tesztelés feladat csoport
Elkészítjük, és az ügyféllel egyeztetjük a Tesztelési terv dokumentumot, amely a testre szabott Microsoft Dynamics 365 Business Central rendszerszintű teszt folyamattervét tartalmazza.
Az elkészült módosításokat és fejlesztéseket egy intenzív egyedi és rendszer teszt sorozatnak vetjük alá, ellenőrizve a beállítások megfelelőségét, helyességét. Teszteljük, ellenőrizzük az egyes funkciókat külön-külön, illetve több funkciót egyidejűleg. A szállítói tesztet követi a felhasználói teszt, amely során az Ügyfél Kft. Kulcsfelhasználói, illetve az üzleti területeinek képviselői, a jövendőbeli felhasználók ellenőrzik a rendszer működését.
Ezután komplett integrációs, biztonsági és terheléses teszteket végzünk az Ügyfél Kft. (és szükség esetén a kapcsolódó rendszerek szállítóinak) közreműködésével, így biztosítva a rendszer megfelelő működését és sebességét, melynek során a mentési funkciók működését is vizsgáljuk. Mindezen tesztek eredményeit rögzítő teszt jegyzőkönyvek alapján kerül sor az Elfogadási jegyzőkönyv aláírására, ami ennek a szakasznak a záródokumentuma.
Ebben a szakaszban szükséges az elfogadott folyamat optimalizálás alapján az Ügyfél Kft. belső működési szabályzatainak átdolgozása, amely az Ügyfél Kft. feladata.
Szintén ebben a szakaszban készülnek el a Felhasználói- és Üzemeltetési kézikönyvek is.
Éles indulás előkészítése szakasz
Végfelhasználói oktatás feladat csoport
Miután elkészültek a Felhasználói kézikönyvek és az Üzemeltetési kézikönyv, a letesztelt rendszer segítségével megtörténik a Microsoft Dynamics 365 Business Central jövőbeni felhasználóinak oktatása. A végfelhasználói oktatást a kulcsfelhasználók végzik, szükség szerint konzulens támogatásával. A képzés során az oktatási terv szerint végighaladva az összes szerepkörön, és a felhasználótípusok által használt folyamatokon a résztvevők felkészülnek a rendszer használatára.
Éles indulás feladat csoport
Az átállás részeként a migrációs terv alapján elvégezzük az alkalmazásgazda közreműködésével a szükséges migrációkat, nyitó adatok felvitelét.
A sikeres előkészítés után az átállási forgatókönyv szerint megtörténik az átállás. Erről átadás-átvételi jegyzőkönyv készül, amelyet az ügyfél aláírásával hitelesít, és amely egyben a rendszer használatba vételét, átvételét is igazolja.
Éles üzem támogatása szakasz
Támogatás feladat csoport
Az éles indulást követő hónapban fokozott rendelkezésre állást és szükség szerinti helyszíni támogatást nyújtunk az esetleges éles üzembeli problémák azonnali helyreállítása érdekében. Ezt követően a support szerződésben foglalt feltételeknek megfelelően megkezdődik a bevezetett Microsoft Dynamics 365 Business Central támogatása, nyomon követése, esetlegesen felmerült problémák regisztrációja, megoldása.
Az átállás tapasztalatairól, valamint magáról a bevezetési projektről adatokat gyűjtünk, amiket feldolgozunk, az ügyfél projektvezetésével közösen kiértékelünk.