Sopron Város Önkormányzata

A Hivatal alaptevékenysége az Ötv. 38. § (1) bekezdése alapján az önkormányzat működésével, valamint az államigazgatási ügyek döntésre előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátása.

A Hivatal feladatellátásának követelményrendszerét a minőségcélok, a kötelezettségvállalások célszerűségét megalapozó eljárást a minőségügyi eljárások tartalmazzák

Sopron Város Önkormányzata Esettan

Az ügyfél tevékenysége és körülményei

A soproni önkormányzat a város több, mint 60 ezer lakosa részére biztosít államigazgatási és közigazgatási szolgáltatásokat. Ezek közé tartozik például az ügyiratkezelés, az államigazgatási határozatok és intézkedések végrehajtása, ellenőrzése, illetve különböző szaktevékenységek. A soproni önkormányzat 2008 óta használja a Microsoft Dynamics NAV-t, a rendszer elsősorban az adminisztrációban nyújt segítséget, például az ügyiratkezelés vagy pénzügyek kezelése során.

A megoldandó üzleti probléma bemutatása

Az önkormányzatnak olyan rendszerre volt szüksége, amely hatékonyan tudja támogatni a hivatali adminisztrációs feladatokkal járó munkát, így alkalmas az ügyiratok kezelésére, valamint a törvényi szabályozásoknak megfelelő beszámolókat, riportokat el lehet vele készíteni. Emellett az önkormányzat saját működésének biztosítása, a könyvelés, az utalványozás, tárgyieszköz-kezelés és az adófajták kezelése is szükségesek lettek az évek során. A Dynamics NAV előtt az önkormányzat használt ügyviteli rendszert, de az évek alatt a szabályok, és így a könyvelési és utalványozási folyamat is változott, így vált indokolttá a rendszer cseréje.

Az alkalmazott megoldás bemutatása és a bevezetést követően elért üzleti előnyök

A Dynamics NAV-t több ponton is jelentős mértékben módosítani kellett, hogy illeszkedjen az önkormányzatra vonatkozó törvényi szabályozásoknak megfelelő ügymenethez, emellett 2014-ben az önkormányzatokra is vonatkozó, államháztartási számvitellel kapcsolatos szabályok megújítása is megkövetelt változtatásokat a könyvelésben, például változott a kötelezettség vállalás kezelése, illetve a számlatükör kezelése, a főkönyvi könyvelés menete is a rendszer alaplogikájához képest.

Az önkormányzati folyamatoknak megfelelően a bizonylatok (a vevői és szállítói számlák) a létrehozásuk és végleges könyvelésük között több állapotot is felvehetnek. Az iktatással kezdődő folyamat során a bizonylatok típusától függően többfajta folyamat is elindulhat, illetve a folyamat állapotai is átállíthatóak a folyamatkezelő modulban. A rendszer működése szempontjából jelentős módosítást igényelt a folyamat utolsó állapota, az utalványozás, amely során meg kell történnie a könyvelésnek, de bizonyos főkönyvi számlacsoporthoz tartozó tételek nem jelenhetnek meg a főkönyvi könyvelésben, míg a többi számlacsoport könyvelési tételeinek szükséges volt a megjelenése. Az átmenetileg be nem kerülő tételek a bizonylatok banki, vagy pénztárbéli kiegyenlítése után kerülhetnek végül a főkönyvbe.

Emellett a számlák sorainak az alapértelmezett főkönyvi szám mellett az önkormányzati könyvelés speciális működése miatt akár több könyveléshez is hozzárendelhetőnek kell lennie, más könyveléseknek is meg kell történnie az utalványozás után párhuzamosan, ezeknek a beállításait a rendszerben a főkönyvi szám összerendelések beállításaiban adhatja meg a szervezet. A rendszer szempontjából ez azzal a változással járt, hogy a könyvelésnek ki kellett egészülnie azzal a funkcióval, hogy extra tételeknek is létre kell jönnie a könyvelés során.

A pénzügyi funkciók között a bejövő és kimenő számlák kezelése kiegészült egy folyamat-kezelő modullal, illetve alcsoportokra került felbontásra a két funkció. A pénztári és banki kiegyenlítésű számlák is külön lettek kezelve a rendszerben, és további csoportbontásra került sor ezeken a tranzakciókon belül is. Az előlegkezelés a rendszerben a pénzügyi előlegkezelést segíti, a pénztári bizonylatok esetén előfordul, hogy például hivatalos jellegű utazásokhoz a pénztárból előleget kell kiadni, melyhez csak később fog pontos számla tartozni.

A Rovatrendek a főkönyvi számoknak egy speciálisan közigazgatási csoportosítása, meghatározott számozással. A rendszerben ezek kezelésére a rovatrend-számok felvételre kerültek a számlatükörbe, mint összegző számlák, ezekre nem könyvel a szervezet közvetlenül, csak a szabályok szerint meghatározott szűrő általi összesítést mutatják a számlatükörben, ezzel a kimutatásokon a szükséges egyenlegek megtekinthetőek lesznek.

Az ügyiratkezelő modul segítségével tudják kezelni az önkormányzat szerződéseit, rögzíteni az új ügyiratokat, például a bérleti díjak és az iparűzési adó nyilvántartását is itt vezetik. Az ügyiratokhoz felvehetőek előírás és előzetes kötelezettségvállalási sorokat, ezek közvetlenül is könyvlehetőek, illetve bizonyos előírás sorokat számlákhoz is rendelhetnek, ebben az esetben a számlával együtt kerülnek ezek könyvelésre.

A mindennapi működéshez használt pénzügyi modulok között megtalálható még az utalások kezelésére a banki modul, és a tárgyi eszköz kezelés, amely testreszabása volt szükséges az alaprendszer tárgyeszköz kezeléséhez képest.

A rendszer a szigorú szabályok és előírások betartása érdekében az évek során sok módosításon esett át, és képes a közigazgatási szervekkel szemben támasztott követelményeknek való megfelelésre a könyvelés és a pénzügyek kezelése terén, és hatékonyan tudja támogatni az önkormányzat munkáját a mindennapok során.