DataFlower

DataFlower Microsoft Outlook Iktató program

A DataFlower megszűnteti a kis- és középvállalatok iktatási problémáit, biztosítja a szervezet papír alapú-, valamint elektronikus iktatását és visszakereshetőségét.

Könnyen kezelhető, saját fejlesztésű iktatóprogram, mellyel egy közös irattárban, iktatószámmal elhelyezhetők az információk és egyéb adatok. Egyszerű felépítése miatt a működtetése kényelmes, és gyorsan elsajátítható, jelentősen megkönnyíti a mindennapi feladatokat. A DataFlower alkalmas bármilyen típusú irat iktatásásra, a levelektől a Word dokumentumokig. A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható. Elérhető az Outlook eszköztárából, mely kényelmessé teszi használatát.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok eltárolásáról, elérhetőségéről, és az ügyintézés nyomon követéséről. Ajánljuk mindazoknak, akik a végeláthatatlan és időrabló papírmunkát korszerűbbé és hatékonyabbá kívánják tenni jelentősebb beruházás nélkül.

Miért érdemes a DataFlower-t választani?

  • Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail,Word dokumentum, képfuttatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus.
  • Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít.
  • postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk.
  • folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást.
  • Kialakíthatjuk saját irattári tervünket, az iktatott dokumentumokat témákhoz, ügyekhez rendelhetjük.
  • Az iktatott dokumentumokat partnerekhez rendelhetjük. A partnertörzs hierarchikus felésítésű.
  • Kimenő küldeményeinkről postakönyvi feladójegyzéket (postakönyvet) nyomtathatunk.
  • felhasználók jogait egyszerűen hangolhatjuk, irattári téma, ügy, vagy dokumentum szinten is.
  • Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot.
  • Az ügyintézés menetében történő elakadásról, határidős tevékenységekről, mulasztásokról, felhasználók aktivitásáról főnöki jelentés készíthető.
  • A szerver verzióban az iktatott Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint iktatott e-meil-ekben tartalom szerint is kereshetünk.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok

  • biztonságos eltárolásáról,
  • jogosultság szerinti elérhetőségéről,
  • gyors megkereséséről,
  • verzióváltozásainak nyomon követéséről,
  • ügyintézési menetének figyelemmel kíséréséről.
  • hierarchikus partnerkezelésről
  • postakönyvi feladójegyzék nyomtatásáról
  • munkafolyamat felügyeletéről
  • vezetői jelentések készítéséről

Az Iktató-modul számos funkcióval rendelkezik:

  • Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között.
  • Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz.
  • Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk.
  • Jogosultságainknak megfelelően különféle intézkedési módozatok közül választhatunk.
  • A dokumentum módosításakor az eredeti változat is megmarad, és a későbbiekben dolgozhatunk vele. Az újabb változatok mind eltárolódnak az adatbázisban, a változásokat a verziókövetés-nézetben tekinthetjük át.
  • Minden iktatással kapcsolatos felhasználói eseményt naplózunk.
  • Egy-egy irattári témához, ügyhöz vagy akár dokumentumhoz felhasználónként különböző jogokat rendelhetünk
  • Egy dokumentumot át lehet adni ügyintézés céljából másik személynek, aki levélben kap értesítést arról, hogy iktatott dokumentumot kapott. Ez bekerül az Outlookba a feladatok közé,
    így nyomon követhető, hogy a feldolgozás megtörtént-e
  • A dokumentumok irattári ügyekbe, azok pedig irattári témákba rendezhetők.
  • teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük, hiszen minden tevékenységet, intézkedést naplózunk, így dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés során az ügymenet esetleges elakadása is felderíthető.
  • Iktatókönyvet nyomtathatunk az iktatott dokumentumokról.
  • Vezetői jelentéseket készíthetünk felhasználók aktivitásáról, határidős ügyintézéssel kapcsolatos mulasztásairól, valamint az iktatórendszerben található dokumentumok tulajdonságairól.
  • A postai úton kimenő levelekről postakönyvet készít.
  • partnerkezelő funkció segítségével az iktatott dokumentumok a meglévő partnerekhez rendelhetők.

Ügyfeleink igényeinek minél alaposabb kielégítése érdekében két Standalone alapverziót kínálunk:

  • Egy felhasználós változat

Egy számítógépre telepíthető egyetlen felhasználó számára, aki teljes jogkörrel rendelkezik az iktatási feladatok tekintetében. A verzióból értelemszerűen hiányoznak a több felhasználót érintő funkciók. Ideális kisebb vállalkozások számára, illetve ha az iktatási feladatokat egyetlen személyre kívánjuk bízni az ellenőrzés és kontrollálhatóság érdekében.

Rendszerkövetelménye: Windows XP SP2 alaprendszer; MS Office 2003 vagy 2007. Adatbázisa MS SQL Express alatt fut. Telepítéskor minden egyéb szükséges szoftvert automatikusan feltelepít.

  • Több felhasználós változat

Ezt a verziót több felhasználó együttesen használhatja, az iktatott dokumentumok egyetlen nagy adatbázisba kerülnek. Felhasználása nagyobb vállalatok esetén javasolt, ahol munkatársainknak eltérő területeken kell iktatási feladatokat végrehajtaniuk. A rendszerben elkülöníthető egy vagy több speciális felhasználó, akik kioszthatják az iktatók részére a feladatokat, illetve meghatározhatják, mely adatok iktatásához és hozzáféréséhez legyen jogkörük.

Rendszerkövetelmény: XP SP2 alaprendszer; MS Office 2003 vagy 2007; MS SQL 2005 /1licence; IIS szerver. Az adott programokat elegendő egy gépre telepíteni.